Notes de frais : quels sont les meilleurs outils de gestion des dépenses professionnelles ?

Dématérialisation et simplification : les outils de gestion des dépenses professionnelles permettent aujourd’hui de se libérer de l’administration des notes de frais, l’une des tâches les plus chronophages dans une entreprise.
28 septembre 2021

Les coûts cachés d’une note de frais

Fastidieuse à tous les niveaux hiérarchiques de l’entreprise, la gestion artisanale d’une note de frais implique trop de monde, trop de temps et donc indirectement, trop d’argent. En 2015, une étude de la GBTA pour HRS se soldait par le constat suivant :

  • Le temps de traitement d’une note de frais est estimé à 20 minutes
  • 19% des notes de frais comportent des erreurs
  • Une erreur sur une note de frais entraîne 18 min de retraitement et coûte 48€ supplémentaires
  • 81% des reçus étaient encore au format papier
  • Le coût de traitement moyen d’une note de frais (sur une nuit d’hôtel) s’élèverait à 53 €

Autant de coûts cachés qui, même pour une PME, finissent par représenter des pertes conséquentes. Mais de nombreux outils très performants offrent aujourd’hui des solutions pour simplifier et accélérer la gestion des dépenses professionnelles

Les meilleurs outils de gestion dématérialisés

Si tous ont pour valeur commune l’adoption du zéro papier et la centralisation des ressources sur une même plateforme, chaque outil disponible sur le marché dispose d’une spécificité propre, capable de répondre aux problématiques diverses d’entreprises de toutes tailles.

  • Jenji, l’audit intelligent des dépenses professionnelles

L’automatisation des reçus et factures permet de récolter des données stratégiques. Avec Jenji, ces données sont analysées par une Intelligence Artificielle qui comprend le comportement de dépenses des salariés. Avec à la clé réduction des coûts, rentabilité accrue et nouvelle politique de dépenses.

  • Expensya, la solution automatique pour toutes les entreprises

S’adressant aussi aux start-ups qu’aux multinationales, Expensya se démarque par sa technologie OCR+ auto-apprenante, qui permet d’extraire toutes les données pertinentes des factures à partir d’une simple photo et de les saisir automatiquement dans des dizaines de langues.

  • Fairjungle, le spécialiste des voyages d’affaires

Fairjungle permet de maîtriser toutes les dépenses liées aux voyages d’affaires grâce à deux technologies uniques : Smart Policy Center et Politiques de Voyage Dynamiques. L’outil offre à la fois une plateforme de réservation aux tarifs négociés, une gestion centralisée des factures ainsi qu’une analyse des dépenses : la plateforme permet d'identifier toutes les dépenses inutiles grâce à l'IA et aux processus de validation ultra-personnalisables.

  • Onexpense et l’intégration des forfaits mobilité

Onexpense propose un outil de gestion global et performant qui intègre désormais dans son offre les forfaits de mobilité durable et le calcul direct des indemnités kilométriques. Une simplification et centralisation bienvenues, aussi bien pour les collaborateurs que pour les Travel Managers. 

  • Spendesk, la solution totale aux cartes de paiement virtuelles

Spendesk présente divers atouts comme la visibilité des dépenses en temps réel, l’automatisation comptable, la centralisation des bons de commande et factures fournisseurs, des reportings clairs et ludiques, mais surtout la possibilité d’émettre des cartes de paiement virtuelles. Moins de fraudes, plus d’autonomie pour les salariés et la fin des notes de frais.

 

En cumulant la gestion des dépenses, la centralisation des moyens de paiement, la suppression des avances de frais et la simplification des factures, ces outils offrent à tous les niveaux de l’entreprise gain de temps, productivité, contrôle des coûts en temps réel et simplification du quotidien. Autant de bonnes raisons d’adopter la dématérialisation !