Tendances 

Réunion : Changez vos habitudes !

Rendre des réunions attractives, c’est possible. Et il suffit souvent de peu de choses pour que cette étape de la vie professionnelle se transforme en moment agréable et studieux. Suivez la recette…

Changez de décors

D’après une étude réalisée par l’Ifop (*), 81 % des cadres assistant à des réunions s’occupent…en faisant autre chose ! Certains envoient des mails ou des SMS, tandis que d’autres font des dessins ou jouent sur leurs Smartphones ! Pourquoi ? Simplement parce passées 50 minutes, la plupart des participants décrochent.

Pour briser la routine et booster la créativité et l’implication des participants, la meilleure solution est encore de les sortir de leur cadre de travail habituel. Toutes sortes de lieu peuvent se prêter au jeu des réunions de travail. Les appartements Adagio, spacieux et entièrement équipés, peuvent notamment convenir à des réunions en petit comité. Leurs cuisines, par exemple, permettent d’organiser des pauses déjeuner inédites sous forme de team-building ou bien en faisant venir un chef à domicile.  Des espaces de vie qui gomment ainsi le caractère officiel de la réunion grâce à des équipements « comme à la maison ».

Les aparthotels Adagio disposent également de salles de réunion avec tous les équipements nécessaires pour accueillir vos réunions tels que l’Adagio Paris Centre Tour Eiffel ou l’Adagio access La Défense Puteaux. Pour plus d’information, n’hésitez pas à nous laisser vos coordonnées ici afin que nous puissions vous rappeler.

 

Quand la réunion devient ludique

Puisque nous sommes tous scotchés à nos portables ou à nos tablettes, autant les utiliser dans le cadre des réunions de travail. En effet, les écrans connectés peuvent être de véritables vecteurs de participation et de dynamisme. Mieux, ils permettent d’interagir en direct et donc, d’éviter la déperdition d’information.

Un grand nombre d’outils sont disponibles sur Internet. Kahoot, Padlet, Mindmeister… des outils numériques collaboratifs qui impliquent les participants et donnent à l’habituelle réunion une véritable dynamique de groupe ! Ces start-up françaises comme Wisembly ou Prezi permettent également d’organiser des réunions de travail 2.0. Wisembly propose ainsi de préparer et d’animer les réunions de manière interactive.

Chaque participant peut intervenir, via l’application, sans peur de couper la parole. Les questions et autres messages sont diffusés en temps réel et visibles par tout le monde. Terminées, les prises de notes, puisque les participants retrouvent le déroulé et le compte rendu de toutes les réunions sur la plateforme Wisembly. Prezi, quant à elle, révolutionne le PowerPoint pour en faire un outil intuitif et collaboratif. Plus besoin, ainsi, d’être un expert de la bureautique pour rendre vos présentations attractives.

 

Tout le monde debout !

Et si, pour favoriser la concentration et la participation vous délaissiez l’habitude qui consiste à s’asseoir autour d’une grande table de réunion ? A la mode aux Etats-Unis depuis plusieurs dizaines d’années, le « stand up meeting » – littéralement « réunion debout » –  devient tendance dans les entreprises françaises. L’idée, comme son nom l’indique : s’affranchir des habituelles tables et chaises pour faire la réunion et ainsi, être moins tenté de la faire durer.

Les participants n’en sont que beaucoup plus concentrés. Pour les fervents défenseurs de la prise de notes qui ne sont pas à l’aise avec le fait de rester debout, reste à faire preuve d’imagination et à casser la routine : une table ronde pour pousser tout le monde à échanger, des chaises installées en V pour que l’animateur de la réunion puisse voir chaque participant… Reste à faire preuve d’inventivité !

 

Le bon timing

D’après les professionnels de santé, notre capacité de concentration avoisinerait les 90 minutes. Bien. Mais sur cette plage de 90 minutes, notre attention est à son maximum après 25 minutes d’une même activité. Puis, elle baisse peu à peu, la lassitude commençant à nous envahir au bout de 75 minutes. Sachez également que notre cerveau nous offre deux pics de concentration. L’un à 11 h, l’autre à 16 h. Oubliez, donc, les réunions juste après la pause déjeuner ou en toute fin d’après-midi…Les participants seront bien là physiquement, mais leur cerveau, lui, sera parti en promenade !

 

(*) Source : sondage Ifop-Wisembly réalisé en Mars 2015.

© Crédit photo:© Abaca CorporateJean-Paul Lefret

Partager