Tendances 

Digitalisation : en finir avec le papier

Peu économique, le papier est également devenu le symbole, en entreprise, du temps perdu. Peu à peu remplacé, dans les gestes du quotidien, par les outils digitaux, il est en passe de devenir totalement has been.

Chaque jour, nous passerions près de 45 minutes à chercher des documents perdus. Notes de frais, factures, contrats qui disparaissent comme par enchantement. Et pour cause : un bureau moyen conserve, dans ses locaux, pas moins de quelques 20 000 pages ! Le papier serait-il le mal du siècle ? Le remède : la digitalisation. Avec elle, plus de facturettes volantes, ni de perte de productivité…

 

Le Smartphone mieux que le papier

Le Smartphone devient également l’assistant personnel de tous les collaborateurs dans l’entreprise. En effet, un grand nombre de startups françaises se sont engouffrées sur la voie de la dématérialisation des notes de frais, telles que Jenji, Lucca ou encore Expensya. L’idée : en finir avec la corvée des facturettes qui s’égarent et deviennent illisibles. Comment ? En prenant simplement la note en photo via son Smartphone, elle est ensuite traitée et archivée, le tout sans avoir recours une seule fois au papier !

Le Smartphone sert également de moyen de paiement grâce à des technologies telles que Paylib ou Apple Pay. Là encore, toutes les informations liées à la transaction sont sauvegardées numériquement. A l’instar des cartes de paiement virtuelles qui, elles aussi, présentent le même type d’avantages et font désormais partie intégrante de la politique de paiement de grandes sociétés. Une initiative 2.0 adoptée par Adagio en collaborant avec AirPlus et permettant ainsi à ses clients d’utiliser la carte de paiement virtuelle AIDA.

 

Une fiche de paie en un clic

La digitalisation a aussi permis de démystifier la sacro-sainte fiche de paye, devenue d’autant plus complexe, aujourd’hui, avec la prochaine mise en place du prélèvement à la source. Là encore, des entreprises françaises, comme Payfit, en ont fait leur cheval de bataille. Leur but : mettre un terme à l’enfer des bulletins de paie en proposant une approche dématérialisée simple et efficace. Plus besoin d’être un expert en droit social ou de tenir à jour un tableur Excel répertoriant les congés des uns et des autres : le logiciel s’occupe de tout.

 

Signer…sans crayon ! 

La digitalisation ne permet pas uniquement de gagner du temps dans la gestion RH ou comptable…La relation client, elle aussi peut en tirer quelques bénéfices. Imaginez par exemple que, grâce à la signature électronique, vous n’ayez plus à générer, imprimer, photocopier, archiver et envoyer vos contrats à vos clients et partenaires. D’après la société d’études BVA, le simple envoi d’un contrat papier, pour signature, coûterait en moyenne à l’entreprise 9 à 15 euros. En cause : l’impression des documents, les enveloppes choisies, l’affranchissement et le temps passé sur le contrat par le collaborateur… Avec la signature électronique, il suffit simplement d’envoyer le contrat par email, et le tour est joué.

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